Poter contare su una procedura di recupero crediti efficace e, più in generale, su una gestione strutturata dei crediti insoluti è fondamentale per qualsiasi impresa.
È una questione sempre più rilevante in un contesto in cui i termini di pagamento si allungano, i ritardi aumentano e le fatture non pagate si moltiplicano. Ecco i nostri consigli per padroneggiare questo strumento e trasformarlo in un’arma efficace contro gli insoluti.
Poiché ogni ritardo o mancato pagamento incide direttamente sulla liquidità e può mettere a rischio la sopravvivenza dell’impresa, tutti i responsabili finanziari devono conoscere e saper attivare rapidamente le procedure di recupero crediti più opportune, al fine di ottenere il pagamento delle somme dovute e nel contempo limitare l’impatto legale e commerciale.
Il recupero crediti non è una mera procedura amministrativa: è una leva strategica nella gestione del rischio cliente, che combina prevenzione, dialogo stragiudiziale e, se necessario, azioni legali strutturate. Conoscere le diverse fasi del recupero, rispettare le tempistiche, seguire le corrette modalità operative, anticipare i rischi e attivare gli strumenti e gli attori più idonei sono competenze essenziali, che approfondiamo di seguito.
Cosa prevede una procedura di recupero crediti?
Una procedura di recupero crediti comprende tutte le azioni a disposizione di un creditore per ottenere il pagamento della somma dovuta da un debitore. Il credito può derivare da un contratto commerciale, da una prestazione di servizi, da un contratto di locazione o da un riconoscimento di debito.
Attenzione alla prescrizione
La legislazione italiana prevede termini di prescrizione differenti a seconda della natura del debito e del rapporto sottostante. Quando il debito è prescritto (in certi casi specifici già dopo un anno), il debitore può opporsi a qualunque richiesta di pagamento da parte del creditore. A prescindere dai tempi di prescrizione, è meglio che il creditore agisca rapidamente per far valere i propri diritti: prima si interviene, maggiori sono le probabilità di ottenere per intero la somma dovuta.
Le procedure di recupero crediti iniziano sempre con una fase stragiudiziale (o bonaria), fondata sul dialogo e senza il ricorso a un giudice. È fondamentale documentare tutte le azioni intraprese: solleciti, messa in mora, lettere raccomandate, e-mail, oltre alle prove che attestano il credito (fatture, contratti commerciali, ecc.) e il suo riconoscimento da parte del debitore (ad esempio e-mail in cui manifesta l’intenzione di pagare). Tale documentazione sarà essenziale qualora il recupero bonario non vada a buon fine.
Il passo successivo è il recupero per vie legali, che richiede la prova dell’esistenza del credito e delle azioni stragiudiziali esperite, in particolare la messa in mora. L’obiettivo della fase legale è incassare secondo le azioni legali più opportune, dal decreto ingiuntivo fino alla fase esecutiva (es. pignoramento ecc.).
Le 3 caratteristiche di un credito recuperabile per vie legali
Per poter essere recuperato in sede giudiziale, il credito deve essere:
- Certo: la sua esistenza non è controversa o contestabile;
- Liquido: l’importo deve essere esattamente determinato;
- Esigibile: il termine di pagamento deve essere scaduto.
Il recupero crediti può essere gestito direttamente dal creditore, tramite una struttura interna, oppure affidato a un professionista del recupero crediti. Nel primo caso, il responsabile finanziario dovrà attivare un insieme di misure legali e operative, combinando prevenzione e dialogo, per portare a termine un’attività essenziale per la continuità aziendale.
Le fasi del recupero crediti stragiudiziale
Prima di ricorrere all’azione legale, è meglio partire con un tentativo di soluzione bonaria.
Questa fase presenta numerosi vantaggi: è rapida, poco costosa e, nella maggior parte dei casi, consente di salvaguardare il rapporto commerciale con il cliente debitore.
#1 Solleciti di pagamento
È opportuno inviare solleciti tramite e-mail, posta tradizionale o telefono già dal primo giorno successivo alla scadenza. Un monitoraggio strutturato (dashboard di controllo, DSO) riduce il rischio di degenerazione della situazione degli insoluti. Attenzione: tutte le attività devono essere tracciate e archiviate in caso di eventuali successive controversie.
#2 Messa in mora
Se i solleciti vengono ignorati, è il caso di notificare la messa in mora tramite lettera raccomandata con avviso di ricevimento, intimando il pagamento entro un termine preciso e ragionevole (di norma tra 8 e 15 giorni).
La messa in mora è prerequisito indispensabile per una eventuale azione legale e deve contenere formule giuridiche specifiche. Per rafforzarne l’efficacia, può essere redatta e inviata da avvocati, società di recupero crediti o ufficiali giudiziari.
#3 Intervento di terzi
Se il debitore non adempie, prima di procedere per vie legali l’impresa ha la possibilità di incaricare una società specializzata nel recupero crediti, che agirà per conto del creditore inviando solleciti professionali e negoziando un accordo bonario.
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Meglio saperlo: OK alla procedura bonaria... ma non all’infinito!
Non esiste un termine legale per la fase stragiudiziale, ma è sconsigliato prolungarla su tempi troppo lunghi: c’è il rischio di incorrere nella prescrizione del credito o assistere a un peggioramento della situazione finanziaria del debitore.
Quando passare alle vie legali
Si consiglia il ricorso all’azione legale quando i tentativi bonari falliscono. L’adozione di misure coercitive come pignoramenti di conti, beni o redditi è possibile solo con l’ottenimento di un titolo esecutivo. Il principale provvedimento è il decreto ingiuntivo, indicato per crediti non contestati.
Non richiede un’udienza né l’assistenza obbligatoria di un avvocato, ma è necessario presentare un dossier completo con le prove dell’esistenza del credito e dei passi effettuati per ottenerne il pagamento: fatture, contratti, solleciti ecc.; il credito deve derivare da un contratto, un obbligo legale o un titolo (ad esempio pagherò, cambiale tratta, operazioni di cessione del credito).
Dopo l’esame delle prove, il giudice può decidere di emettere un'ingiunzione di pagamento, che consente a un ufficiale giudiziario di procedere al pignoramento dei beni, se necessario.
Quali strumenti sono disponibili in caso di controversia con un partner commerciale europeo?
Esiste un procedimento europeo di ingiunzione di pagamento (EOP, European order for payment procedure), che si applica solo alle controversie transfrontaliere, ovvero quelle in cui almeno una delle parti ha il domicilio o la residenza abituale in uno Stato membro dell'Unione europea (ad eccezione della Danimarca) diverso dallo Stato membro in cui ha sede il giudice. Tale procedura è finalizzata al recupero di crediti contrattuali di natura pecuniaria, liquidi e esigibili alla data di presentazione della domanda.
La competenza a emettere un'EPO spetta, in linea di principio, allo Stato membro in cui il debitore è domiciliato (o ha sede legale nel caso di persone giuridiche).
Soggetti coinvolti nel recupero crediti
Una procedura di recupero crediti può coinvolgere diversi soggetti, come parte del rapporto commerciale o di supporto al creditore.
Il creditore
È l’impresa o la persona fisica titolare del credito insoluto; può agire direttamente oppure nominare un terzo per il recupero.
Il debitore
È la parte obbligata al pagamento, che mantiene il diritto di contestare la pretesa se ritiene di non esserne tenuta. In caso contrario, può proporre una soluzione bonaria (anche rateizzata) oppure essere legalmente obbligata a versare le somme dovute.
L’ufficiale giudiziario
Notifica gli atti, dà esecuzione ai provvedimenti del giudice, effettua pignoramenti e può redigere verbali o relazioni.
L’avvocato
Figura essenziale nelle cause complesse o quando è coinvolto il tribunale commerciale: consiglia sulla strategia, individua il giudice competente e rappresenta il creditore davanti al giudice.
La società di recupero crediti
Gestisce le attività di sollecito e il patteggiamento. La sua remunerazione è generalmente a risultato, limitando così il rischio economico.
Perché è importante avvalersi di un avvocato?
Oltre ad assistere nella redazione delle comunicazioni e nella trattativa con il debitore, un avvocato specializzato nel recupero crediti offre due ulteriori vantaggi:
- Conosce a fondo tutti gli aspetti delle controversie commerciali e può anticipare le obiezioni e le eccezioni del debitore.
- Valuta le probabilità di successo dell’azione legale in base alla natura del debito, alla situazione del debitore e al tribunale competente.
Prevenire i mancati pagamenti: alcune best practice
Il miglior recupero crediti è quello che richiede solo l’emissione della fattura. Per evitare i mancati pagamenti ed evitare misure più drastiche, si raccomanda di adottare alcune buone abitudini:
- Analizzare preventivamente l’affidabilità creditizia del cliente. Gli esperti di rischio commerciale offrono servizi di business information che facilitano notevolmente l’indagine e valutazione sulla solidità finanziaria dei partner.
- Emettere puntualmente le fatture, con termini di pagamento chiari e concordati in anticipo con il partner commerciale.
- Stabilire penali per ritardato pagamento in linea con il tasso di interesse legale, per incentivare il rispetto delle scadenze.
- Prevedere garanzie: depositi cauzionali, assicurazione crediti, cessione del credito, ecc.
FAQ – Domande e risposte sulle procedure di recupero crediti
Qual è la procedura per recuperare un credito non pagato?
Iniziare con l’invio di solleciti per le fatture scadute, quindi inviare una notifica di messa in mora. Se anche questo non funziona, presentare una richiesta di ingiunzione di pagamento o intraprendere una causa in tribunale.
Una procedura di recupero crediti può essere contestata?
Il debitore può proporre opposizione motivata al giudice, provare l’avvenuto pagamento oppure eccepire la non esigibilità del credito.
Si può bloccare una procedura bonaria di recupero crediti?
Sì, con il patteggiamento, un’azione legale o un piano di rientro approvato dal creditore (o anche da un giudice).
Quali conseguenze ha un recupero per vie legali?
Può portare al pignoramento, al deterioramento del merito creditizio e persino a una procedura concorsuale in caso di insolvenza.
È bene ricordare che la prevenzione è il migliore strumento contro i mancati pagamenti: una gestione strutturata dei crediti a monte reduce la necessità di azioni legali in seguito.
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