Ritardi di pagamento, problemi di liquidità e insolvenze: le microimprese e le PMI sono più esposte e vulnerabili al rischio di mancato pagamento e sono quindi in prima linea quando sorgono criticità. Quando gli ordini diminuiscono, i termini di pagamento si allungano e la liquidità è fragile, è urgente riprendere il controllo dei propri crediti commerciali. Ecco la guida su come salvaguardare il flusso di cassa e rafforzare la resilienza della tua azienda.
Perché i crediti commerciali meritano la massima attenzione
Le microimprese e le PMI sono sottoposte a una pressione costante: clima economico incerto, pressioni normative, problemi di flusso di cassa, complessità amministrativa e termini di pagamento più lunghi. In questo contesto, la gestione dei crediti commerciali sta diventando una preoccupazione strategica (anzi, vitale!) per la gestione finanziaria delle piccole imprese.
Tuttavia, nella maggior parte dei casi, i crediti vengono troppo spesso trascurati e continuano ad essere gestiti direttamente dal CEO di una microimpresa o di una PMI. Il problema è che, spesso, i manager di microimprese e PMI sono impegnati su tutti i fronti e scarsamente attrezzati e si ritrovano rapidamente sopraffatti dalla mancanza di risorse umane e tecnologiche dedicate. Il risultato è un'organizzazione che richiede molto tempo, poco ottimizzata e un flusso di cassa debole.
Un monitoraggio rigoroso dei pagamenti, una politica di recupero crediti efficace e la prevenzione dei rischi dei clienti possono fare la differenza. Bastano semplici accorgimenti, strumenti accessibili e soluzioni collaudate per riprendere il controllo dei crediti e trasformarli in una leva per la performance finanziaria.
1 - Prevedere il flusso di cassa
Nell'ambito delle tue operazioni commerciali, concedi quotidianamente termini di pagamento ai partner. Ciò fornisce ai tuoi clienti un finanziamento a breve termine senza dover ricorrere a una banca o a un istituto finanziario. Il problema è che questa pratica comune espone inevitabilmente la tua azienda al rischio di mancato pagamento.
Le piccole imprese operano in uno scenario difficile, caratterizzato sia da difficoltà economiche che da debolezze strutturali. In un contesto in cui i ritardi di pagamento e il calo della domanda indeboliscono il flusso di cassa, è essenziale avere una visione chiara dei propri flussi finanziari. Ciò consente di individuare eventuali esigenze di finanziamento, negoziare con i propri partner in tempo utile, misurare il fabbisogno di capitale circolante, evitare spiacevoli sorprese e prendere decisioni più informate.
Per gestire quotidianamente i crediti commerciali, utilizza una semplice dashboard costantemente aggiornata, che ti consente di visualizzare i flussi di cassa previsti in entrata e in uscita e identificare i fattori di rischio. Inoltre, strumenti digitali di facile utilizzo (Excel, software di gestione, piattaforme bancarie) consentono di automatizzarne il monitoraggio.
Questo monitoraggio quotidiano è un’attività gestionale essenziale che può essere più che sufficiente per garantire la liquidità e gestire la propria attività con maggiore tranquillità, essendo al contempo più proattivi nella prevenzione delle difficoltà finanziarie.
2 - Flusso di cassa netto: la tua bussola finanziaria per mantenere la rotta
Per valutare lo stato di salute delle tue finanze, calcola regolarmente il tuo flusso di cassa netto. Si tratta della differenza tra i fondi disponibili (in contanti o depositi bancari) e i debiti a breve termine. In altre parole, ti indica se sei in grado di far fronte ai tuoi impegni finanziari nell’immediato. Un flusso di cassa netto positivo ti garantisce la flessibilità necessaria per affrontare eventi imprevisti a breve termine.
Al contrario, un flusso di cassa netto pari a zero o negativo dovrebbe far scattare un campanello d'allarme. Evidenzia una tensione immediata, un rischio di stallo o addirittura di insolvenza. Diventa pertanto urgente agire: rintracciare i debitori per accelerare i pagamenti, negoziare con i fornitori, ridurre le scorte o adeguare alcune spese.
Questo calcolo semplice ma cruciale è uno strumento efficace per il processo decisionale aziendale. Ti aiuta a continuare a far crescere la tua attività evitando di dipendere da finanziamenti a breve termine (scoperti bancari e crediti, crediti fornitori, recupero crediti) e garantendo i tuoi progetti di investimento.
3 - Fatturare rapidamente, fatturare bene
Un processo di fatturazione chiaro e ben definito è la prima barriera contro i ritardi di pagamento. Chi è responsabile della fatturazione? Quando devono essere emesse le fatture? Come devono essere emesse? Ognuna di queste domande deve trovare una risposta chiara all'interno dell’organizzazione. Una fattura inviata rapidamente, che contiene le informazioni giuste al posto giusto e che è conforme alle normative, ha maggiori probabilità di essere pagata in tempo!
Una fatturazione organizzata e rigorosa riduce significativamente il ritardo medio di incasso (DSO - Days Sales Outstanding). Più breve è questo periodo, più sano è il tuo flusso di cassa. Strutturare i processi di fatturazione consente inoltre di limitare le controversie, migliorare le relazioni commerciali con i clienti e rafforzare competenza e reputazione della tua azienda. Si tratta di una leva semplice ma molto efficace. Inoltre, l'automazione della fatturazione tramite soluzioni digitali (ERP, software di gestione) consente di risparmiare tempo e rende più affidabile il processo di fatturazione e incasso. Ricordati anche di includere le note legali obbligatorie e i termini di pagamento, e di implementare un sistema di tracciabilità sistematico per le fatture.
4 - Resta in contatto con il tuo cliente: agisci il giorno successivo!
Quando il tuo cliente riceve un sollecito di pagamento il giorno dopo la prima scadenza, riceve un chiaro segnale da parte tua: controlli attentamente i tuoi crediti, sei vigile e organizzato. Questo rigore è essenziale per evitare che i ritardi di pagamento si trasformino in crediti inesigibili.
Quando si tratta di mancati pagamenti, ogni giorno conta. Più aspetti, meno probabilità hai di recuperare il tuo credito. Un sollecito rapido spesso aiuta a risolvere una situazione che è stata semplicemente dimenticata o trascurata. Una comunicazione regolare con il tuo debitore sarà sempre più efficace di un sollecito formale tardivo. Può anche aiutarti a identificare i clienti in difficoltà e a raggiungere un accordo amichevole con loro!
Sistematizza i tuoi solleciti (e-mail, telefonate, raccomandate) e utilizza strumenti automatizzati per sgravarti da questo compito che richiede molto tempo. Conserva la documentazione di ogni scambio in modo da poter giustificare le tue azioni in caso di controversia.
5 - Termini di pagamento: il tuo alleato contro i ritardi di pagamento
Troppo spesso, microimprese e PMI trascurano di formalizzare i termini di pagamento, consentendo ai propri clienti di approfittare della mancanza di chiarezza o di imporre le proprie condizioni. Tuttavia, chiarire i termini e le condizioni di vendita, richiedere acconti o stabilire penali per i ritardi di pagamento sono modi semplici per garantire il flusso di cassa. Ad esempio, il periodo di credito medio (DSO) può essere drasticamente ridotto negoziando termini di pagamento più brevi e richiedendo acconti al momento dell'ordine, limitando la tua esposizione al rischio cliente e preservando la liquidità.
Le condizioni contrattuali devono essere chiare, accessibili e comunicate sistematicamente prima della vendita. Esse forniscono un quadro giuridico di protezione. Gli acconti consentono di garantire parte del fatturato fin dall'inizio del servizio. Le penali per ritardi di pagamento hanno un duplice effetto: fungono da deterrente e forniscono un risarcimento. Anche se applicate raramente, il semplice fatto di menzionarle incoraggia i clienti a rispettare le scadenze. Non esitare a ricordarle ai clienti nei tuoi solleciti.
6 - Rischio cliente: individuare i segnali deboli
Non tutti i tuoi clienti presentano lo stesso livello di rischio. Tuttavia, alcuni segnali dovrebbero metterti in guardia: ritardi ricorrenti, richieste insolite, cambiamenti di atteggiamento o comportamento nella relazione commerciale... Integrare questa analisi nel tuo processo commerciale è un fattore preventivo.
Munisciti di strumenti per prevenire le fatture non pagate e analizzare il rischio cliente, attraverso l'assicurazione dei crediti commerciali o i servizi di business information, che valutano la probabilità di insolvenza. Queste soluzioni ti consentono di conoscere meglio i tuoi partner commerciali, adattare i termini di pagamento alla loro solidità finanziaria, limitando la tua esposizione. È un buon modo per evitare i cattivi pagatori e concentrarsi sui clienti più affidabili.
7 - Digitalizza i tuoi crediti per migliorare il flusso di cassa
La digitalizzazione dei crediti è una delle principali sfide che le imprese devono affrontare attualmente in termini di performance finanziaria. La fatturazione elettronica, gli avvisi automatici e i promemoria programmati sono tutti strumenti che consentono di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare l’attenzione sul flusso di cassa, facilitando così la gestione complessiva della tua attività.
Oltre a vantaggi “pratici”, le aziende che digitalizzano la gestione dei clienti migliorano i tassi di incasso e riducono i tempi di pagamento. Esistono molte soluzioni disponibili specificamente pensate per microimprese e PMI, tra cui software di fatturazione, CRM e piattaforme di pagamento. L'investimento è spesso modesto rispetto ai guadagni in termini di efficienza ottenuti. La chiave è scegliere strumenti semplici, compatibili tra loro e su misura per le tue esigenze.
8 - Recupero crediti: agisci subito, prima che sia troppo tardi!
Nell'attuale contesto, la minaccia dei ritardi di pagamento pesa fortemente sulla maggior parte delle aziende in tutto il mondo. I comportamenti di pagamento stanno peggiorando, le aziende devono affrontare ritardi di pagamento più frequenti, termini di pagamento medi più lunghi e un preoccupante incremento delle insolvenze.
Le microimprese e le PMI dispongono di riserve finanziarie molto più limitate per superare questi tempi turbolenti ed evitare una crisi di liquidità. Paradossalmente, sebbene la maggior parte delle microimprese e delle PMI attribuisca questi ritardi di pagamento alle difficoltà finanziarie dei propri clienti, poche optano per il recupero crediti, considerato dispendioso in termini di tempo, complesso, costoso e senza alcuna garanzia di successo.
Indipendentemente dall'importo, i ritardi di pagamento non sono mai banali (o indolori). Possono indebolire seriamente il flusso di cassa e persino minacciare la sopravvivenza della tua azienda. Esempio: per compensare un mancato pagamento di 5.000 euro, un'azienda con un margine del 10% dovrà generare 50.000 euro di fatturato aggiuntivo (se il suo margine netto è del 10%). Il costo è quindi molto più alto di quanto sembri!
Più tardi si interviene sul credito, più diventa inesigibile. Il giorno dopo la data di scadenza, è fondamentale dare seguito, contattare il debitore e avviare una procedura chiara. Spesso è nei primi giorni che è più facile raggiungere una soluzione amichevole (e che venga rispettata!).
9 - Non affrontare da solo i mancati pagamenti
Anche per le piccole imprese esistono soluzioni esternalizzate che consentono di proteggersi dalle fatture non pagate e garantire il pagamento dei crediti. Assicurazione del credito commerciale, agenzie di recupero crediti: queste soluzioni sono spesso sottovalutate a causa della mancanza di conoscenza o del timore della complessità.
Potente strumento di gestione del rischio clienti, l'assicurazione dei crediti commerciali tutela i tuoi crediti dal rischio di mancato pagamento dei tuoi clienti. Ti protegge dalle fatture non pagate garantendo, a condizioni definite, il pagamento dei crediti in caso di insolvenza. Ti aiuta a far crescere la tua attività prevenendo le inadempienze e delegando il recupero crediti in caso di sinistro, come la soluzione di assicurazione del credito online all-inclusive EasyLiner per piccole imprese e PMI.
Troppo spesso trascurato, il recupero crediti può fare la differenza tra la sopravvivenza e la crescita della tua azienda. Per le microimprese e le PMI che non dispongono di risorse umane o finanziarie dedicate, l'esternalizzazione del recupero crediti può quindi rappresentare una soluzione efficace e redditizia. Per massimizzare le tue possibilità, il recupero crediti deve essere rapido, strutturato e proporzionato. I 200 esperti di recupero crediti e i 250 partner legali di Coface recuperano i tuoi crediti in 190 paesi: avrai la possibilità di ottenere i crediti dovuti più rapidamente, preservando al contempo la relazione commerciale con i clienti debitori.
10 - Conoscenze finanziarie: investi nella sostenibilità della tua azienda
Comprendere gli indicatori chiave, saper analizzare un bilancio, gestire i ritardi di pagamento e l'impatto reale dei mancati pagamenti, identificare i rischi legati a clienti e fornitori: tutte queste competenze ti renderanno più autonomo nella gestione della tua attività e più capace di anticipare i rischi, consentendoti di prendere decisioni di business più consapevoli.
Avere una solida cultura finanziaria ti consente di strutturare meglio i processi, ottimizzare le performance utilizzando strumenti decisionali digitali e implementare una strategia efficace per prevenire i rischi di mancato pagamento. Questo vale sia per i manager che per i loro team, in particolare per chi si occupa di fatturazione, follow-up dei clienti e contabilità.
Brevi sessioni di formazione, webinar o supporto personalizzato come quelli offerti da Coface possono aiutarti a sviluppare una reale competenza nel rischio commerciale. La formazione continua e l'aggiornamento sulle principali tendenze dell'economia globale e sui rischi paese e di settore rappresentano un investimento nel futuro a lungo termine della tua azienda.
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