Aging Balance, un indicatore chiave dei crediti commerciali

Assicurarsi una gestione ottimale della liquidità è questione di vitale importanza per qualsiasi azienda. Significa avere la visione necessaria per prendere le decisioni più opportune su quando pagare le fatture dei fornitori, rinegoziare i contratti o cercare finanziamenti esterni.

Uno degli indicatori chiave utilizzati da chi gestisce i crediti e il Recupero Crediti è l’Aging Balance o scadenziario per anzianità, che classifica in dettaglio i crediti e le relative scadenze. Fornisce una visione chiara dei flussi di cassa futuri. Vi illustriamo tutto ciò che c'è da sapere su cosa sia, come calcolarlo e quali sono le implicazioni operative!

Classificazione per fasce di anzianità: perché è utile

Lo scadenziario per anzianità è un prospetto contabile che classifica i debiti e i crediti commerciali, effettivi e dovuti in un determinato periodo, raggruppandoli in base alla loro “anzianità”. Questa classificazione consente di individuare quali clienti siano in difficoltà e potrebbero divenire insolventi e mostra quali pagamenti ai fornitori debbano essere effettuati con priorità.

Si ha pertanto:

• un prospetto relativo ai clienti, che mostra i ritardi di pagamento, classificati per frequenza, e che funge da base per la definizione della politica di recupero crediti
• un prospetto che elenca i debiti nei confronti dei fornitori, classificandoli in base alla scadenza. Uno strumento importante per la gestione della liquidità, che aiuta a identificare eventuali interruzioni nei pagamenti.

Il termine inglese “aging” si riferisce alla classificazione per scadenza dei crediti insoluti: meno di 30 giorni, più di 30 giorni, più di 60 giorni e così via.

Per quanto riguarda il recupero crediti, il raggruppamento dei crediti insoluti per rilevanza, potenzialmente correlata all'importo della fattura a cui si riferiscono, consente di definire quali azioni intraprendere. Come, ad esempio, l'invio di promemoria programmati, qualora i dati contabili siano integrati in uno strumento di monitoraggio del rischio credito. Allo stesso tempo, grazie a questa visione globale è possibile valutare se posticipare alcuni pagamenti ai fornitori, al fine di evitare potenziali incidenti di pagamento – approfondisci nell’articolo Recupero crediti all’estero: il metodo Coface.

Puoi organizzare le fasce di anzianità per:

• Monitorare e anticipare le esigenze di liquidità;
• Gestire i crediti e i debiti in base alla loro “anzianità”, per identificare i ritardi di pagamento e dare priorità ai solleciti
• Valutare la performance e misurare l'efficacia della tua attività di recupero crediti e gestione dei crediti insoluti.

Come configurare le fasce di anzianità dell’Aging Balance?

L’ Aging Balance mostra la situazione di cassa, i crediti verso clienti da riscuotere e i debiti verso fornitori da pagare alla data di chiusura del bilancio. È essenziale alla fine dell’anno contabile, ma può essere utile controllarlo ogni mese o trimestre, per un migliore monitoraggio dei crediti commerciali.

Questo schema rappresenta un indicatore semplice da configurare e consultare per qualsiasi responsabile finanziario interessato a una gestione ottimale della liquidità della propria azienda. È necessario inserire tutte le fatture di acquisto e vendita e gli estratti conto bancari, assicurandosi che ogni transazione sia registrata e riconciliata correttamente e che sia specificata la data di pagamento di ciascuna fattura.

Affinché le informazioni raccolte siano accurate, ogni credito deve essere registrato con la relativa documentazione di supporto. È inoltre importante verificare che il sistema contabile utilizzato sia aggiornato costantemente, per evitare di sollecitare un cliente che ha già pagato la fattura.

È fondamentale registrare rigorosamente le scadenze, per evitare che l’Aging Balance sia inesatto e di fatto inutile.

Come trarre il maggior vantaggio dalle fasce di anzianità?

Il valore dell’Aging Balance risiede nell'utilizzo che si fa dei dati in esso contenuti. Una volta compilati i dati, è possibile:

• Analizzarlo periodicamente (settimanalmente, mensilmente) per monitorare le variazioni di crediti e di debiti;
• Assegnare priorità ai solleciti utilizzandolo per identificare i crediti a rischio e definire le azioni di recupero crediti più urgenti;
• Pianificare la liquidità integrando le informazioni sul saldo di cassa nelle previsioni di liquidità futura, per una gestione proattiva.

Bilancio generale e Aging Balance: qual è la differenza?

Il bilancio generale classifica i debiti e i crediti dell'azienda secondo la loro natura, e mostra i flussi di cassa relativi al periodo in esame, oltre al saldo contabile finale. La visione d'insieme che offre è essenziale, anche se non tiene conto delle potenziali variazioni. L’Aging Balance è uno strumento mirato per la gestione della liquidità in quanto prende in considerazione i crediti e i debiti verso terze parti e fornisce dettagli specifici su di essi.

Proprio questa visione su diversi slot temporali rende l’Aging Balance un prezioso strumento per monitorare l’evoluzione della situazione finanziaria dell'azienda. Consente infatti di anticipare le misure da adottare in base al contesto (crediti insoluti da più di 60 giorni, ad esempio) e misurare il potenziale peggioramento complessivo nei tempi di pagamento dei clienti.

Uno strumento per valutare l’efficacia delle azioni di recupero crediti

L’Aging Balance è ampiamente utilizzato dai credit manager e dai direttori finanziari per misurare le variazioni dei mancati pagamenti nel tempo, nonché la loro durata. L'obiettivo? Verificare l'efficacia della politica di recupero crediti messa in atto.

Ora più che mai, il tempo impiegato per il recupero crediti è fondamentale per la sopravvivenza di un'azienda, in un contesto economico già difficile in cui si riscontrano continui aumenti nei ritardi di pagamento.

Non è obbligatorio redigere l’Aging Balance, ma aiuta a rendere più efficace la strategia finanziaria dell’azienda, anche con il supporto dell’Assicurazione dei Crediti, e a valutare il rischio di liquidità e il rischio credito in genere.

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