Nell'attuale contesto economico, anche una sola fattura non pagata può rapidamente destabilizzare la tua attività, compromettere seriamente la liquidità e persino minacciare la redditività dell’impresa. Per le imprese, il recupero crediti è una leva strategica per proteggersi da ritardi di pagamento e insolvenza. Dai un'occhiata ai nostri consigli su come gestire efficacemente i tuoi crediti prima che diventino inesigibili.
I termini di pagamento si allungano, i ritardi sono più frequenti e crescono i volumi (e gli importi) delle fatture non pagate. Nel 2024, le vendite a dilazione restano una pratica commerciale diffusa nella maggior parte dei Paesi del mondo. E per una buona ragione: il credito B2B è la principale fonte di finanziamento del commercio. Oggi l'85% delle aziende si trova a far fronte a fatture insolute, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di appartenenza. I mancati pagamenti, che incidono nel 25% dei fallimenti aziendali, possono avere un impatto significativo sulla liquidità, sui risultati e sullo sviluppo del business. Tutti questi fattori rendono il recupero crediti uno strumento strategico per proteggere l’attività.
Automatizza i promemoria
È una delle misure più semplici (e meno onerose) che può essere implementata rapidamente a tutti i livelli della tua organizzazione. È facile: basta farla diventare un'abitudine. Prima della scadenza di ogni fattura, invia al cliente un promemoria per telefono o e-mail. A volte, un semplice promemoria è sufficiente per ottenere il pagamento.
È anche un modo per coltivare la relazione con il cliente e anticipare eventuali problematiche. Follow-up periodici ricordano ai tuoi clienti i loro impegni e garantiscono una comunicazione aperta.
sottolinea Joanne Jarre, Debt Collection Manager di Coface France
Questi follow-up sono particolarmente importanti per due motivi:
- comprendere meglio la situazione del debitore: quando un debitore chiede una dilazione di pagamento, potrebbe indicare che sta attraversando difficoltà finanziarie e indurti a essere più proattivo nel recupero crediti e nel monitoraggio dei pagamenti.
- identificare alcune controversie o motivi di irritazione: questo ti dà l'opportunità, prima della fase di contenzioso, di risolverle rapidamente e di garantire il pagamento dei debiti il prima possibile.
Gestione proattiva ed estrema reattività: il tuo nuovo mantra/motto
Anche nella fase di conciliazione, rapidità d'azione e reattività sono le chiavi per un recupero crediti di successo! E’ consigliabile avviare una procedura di Recupero Crediti quando una fattura è in scadenza.
Evita di fare affidamento esclusivamente sul rapporto di fiducia tra acquirente e fornitore, perché potrebbe portare a ritardi di pagamento ancora più lunghi. Non compromettere la partnership commerciale, l'obiettivo è essere estremamente vigili su questo aspetto e prevedere il più possibile fatture non saldate e mancati pagamenti
afferma Joanne Jarre.
Tieni d'occhio i tuoi debitori
Solo perché il tuo cliente è debitore da mesi o addirittura anni non significa che non sarà in grado di pagarti in pochi giorni! Mantieni i contatti, a cadenza regolare e frequente. Chiama i tuoi debitori per verificare l'evoluzione della loro situazione e il pagamento dei debiti. Sii comprensivo, pur rimanendo fermo sulle tue attese.
In questo momento, il debitore potrebbe non avere la liquidità necessaria, ma potrebbe ricevere i pagamenti entro la settimana, consentendogli di saldare il debito. In tal caso, l'obiettivo è essere il primo creditore a ottenere il pagamento da parte del debitore non appena sarà in grado di saldare il debito.
spiega Joanne Jarre.
Supporto interno e accordi di pagamento per concentrarti sulle soluzioni!
Durante questa fase di conciliazione, puoi cercare supporto all'interno della tua azienda, ad esempio coinvolgendo il referente commerciale responsabile del tuo cliente debitore, evitando così un'ulteriore estensione del debito.
Questo può rivelarsi utile perché il referente commerciale potrebbe avere una conoscenza diversa dell'azienda cliente e delle sue attuali priorità, e di conseguenza aiutarti a individuare i contatti che si occupano del pagamento dei fornitori.
spiega Joanne Jarre.
In alternativa, puoi considerare altri strumenti di negoziazione:
- Nuovo ordine VS vecchio debito: alla luce dei nuovi ordini puoi ottenere il pagamento di un vecchio debito.
- Accordi di pagamento: proponi al tuo debitore un accordo e un piano di rientro per trovare una soluzione in via amichevole e garantire il saldo.
Dimentica le questioni amministrative
Spesso trascurata ma cruciale, la documentazione è la parte più onerosa e lunga del processo decisionale. Soprattutto perché un caso di recupero crediti (a regola d’arte) non riguarda solo le fatture! Bolle di consegna, prove del servizio fornito: ogni recupero crediti di successo si basa su un lavoro meticoloso per ottenere una documentazione adeguata.
Questi elementi sono estremamente importanti per dimostrare la validità del debito e prevenire eventuali contestazioni sul servizio fornito dal debitore. A lungo termine, e in caso di procedure legali semplificate per il recupero crediti, è più facile che una pratica ben documentata porti a un'esecuzione più rapida della sentenza.
sostiene Joanne Jarre.
La formalità è essentiale
Se il tuo debitore non risponde ai tuoi tentativi informali, adotta un tono formale. Dichiara la tua intenzione di intraprendere un'azione legale (preferibilmente tramite raccomandata con ricevuta di ritorno) in caso di mancato pagamento delle fatture entro un determinato periodo e di sanzioni per i ritardi di pagamento.
Le lettere inviate direttamente ai tuoi clienti, come la lettera di messa in mora, hanno un impatto significativo sull'esito del processo di recupero crediti. Questi documenti ufficiali ricordano al cliente i suoi impegni e la tua intenzione di intraprendere azioni legali in caso di mancato pagamento. Successivamente, in caso di mancato saldo del pagamento dovuto, sono disponibili altre opzioni, come la diffida pre-legale, l'ingiunzione di pagamento o l’intimazione al pagamento, generalmente efficaci.
È essenziale che tutti i contatti con il debitore siano formalizzati per iscritto. Nel diritto commerciale, le prove possono essere fornite con qualsiasi mezzo: anche un'e-mail può essere accettata in un caso di recupero crediti legale.
evidenzia Joanne Jarre.
Ultimo consiglio: affida i tuoi crediti inesigibili a un esperto
Come puoi intuire, il recupero crediti interno è noioso, richiede tempo, comporta molte procedure e specificità da gestire... senza alcuna garanzia di successo. Inoltre, più il debito è vecchio, minori sono le possibilità di recuperarlo.
Coface è uno dei player mondiali di riferimento nella gestione del rischio credito commerciale, i nostri servizi di recupero crediti migliorano significativamente le possibilità di riscossione. I 200 esperti locali e 250 partner legali riscuotono i tuoi crediti in sofferenza in 190 paesi, privilegiando soluzioni in via amichevole grazie a una profonda conoscenza dei mercati, della legislazione e dei comportamenti di pagamento locali. Inoltre, preservi la relazione con il tuo cliente e paghi il servizio solo per i crediti recuperati!
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