La fine dell'anno contabile si avvicina rapidamente e ogni giorno è prezioso quando si tratta di ottimizzare la liquidità. Grazie ai consigli degli esperti Coface e alle intuizioni dei suoi clienti, scopriremo come gestire i crediti insoluti e l’aging balance, mobilitare i team e sfruttare le soluzioni digitali di recupero crediti per migliorare i risultati e garantire una gestione ottimale della liquidità al 31 dicembre.
Perché l’aging balance è una leva strategica che può migliorare il flusso di cassa?
Limitate da un contesto economico caratterizzato da elevati tassi di perdita, continui aumenti dei ritardi nei pagamenti einsolvenze in rapida accelerazione, le aziende sono ora alla ricerca urgente di soluzioni per proteggere la propria liquidità e gestire in modo più efficace il rischio commerciale su clienti e fornitori.
Oggi, il 25% dei fallimenti aziendali è direttamente collegato a crediti non pagati. Di fronte a questa minaccia alla liquidità, la priorità per i credit manager diventa trovare soluzioni per recuperare il credito nei tempi previsti.
Tuttavia, dietro queste fatture non pagate si nasconde spesso l’insufficiente attenzione verso uno strumento chiave: il cosiddetto “aging balance”, un prospetto contabile che classifica i crediti commerciali in base alla loro anzianità, cioè al tempo trascorso dalla data di emissione della fattura. Questo strumento offre una visione chiara e dinamica dei flussi di cassa futuri, offrendo un dettaglio dei crediti verso clienti, dei debiti verso fornitori, degli importi dovuti e delle relative scadenze.
Troppo spesso utilizzato come semplice documento di calcolo per la rendicontazione contabile, consultato di tanto in tanto durante le revisioni finanziarie, l’aging balance è in realtà un vero e proprio barometro della liquidità e, di conseguenza, della salute finanziaria dell’azienda.
A colpo d'occhio, è possibile verificare quali clienti siano in difficoltà e potrebbero divenire insolventi, e prevedere quali pagamenti ai fornitori dovrebbero essere effettuati con priorità.
Consultando ogni settimana l’aging balance si può rilevare, quasi in tempo reale, un aumento dei ritardi nei pagamenti da parte di alcuni clienti.
Questo spaccato è fondamentale per anticipare le esigenze di liquidità, prendere le giuste decisioni strategiche e gestire efficacemente le azioni di recupero crediti.
Trascurare o utilizzare in modo improprio questo strumento può quindi indebolire il proprio business e persino minacciare la stabilità dell’azienda.
L’aging balance è il nucleo del sistema: se i crediti non vengono riscossi come previsto, possono rapidamente verificarsi problemi di liquidità per l'azienda, che si troverà quindi in grande difficoltà a rispettare i propri impegni con i fornitori. Questo è ciò che si definisce effetto domino!
Nathalie Paris, Claims and Debt Collection Director di Coface per Europa e Africa Occidentale.
Aging balance e crediti insoluti: a cosa prestare attenzione
Mettere ordine nel proprio aging balance richiede metodo rigoroso e processi chiaramente definiti. Non si tratta solo di individuare i ritardi di pagamento, ma di comprenderne l'origine e l'impatto sulla salute finanziaria dell'azienda.
Il primo passo è assicurarsi che ogni credito registrato sia effettivo e dovuto, con la relativa documentazione di supporto: fatture, bolle di consegna, prove dei servizi forniti, lettere ed e-mail. Fondamentale verificare eventuali controversie, errori di fatturazione o duplicati e individuare ogni anomalia: il diavolo è nascosto nei dettagli. Lo dimostra il caso di un'azienda che ha scoperto di avere quasi 1 milione di sterline di crediti insoluti... semplicemente a causa di un errore di fatturazione! Un monitoraggio regolare del portafoglio crediti avrebbe consentito di correggere rapidamente questa criticità.
Una volta verificati i debiti, va data priorità alle azioni di recupero crediti.
Contrariamente a quanto si tende a credere, l'approccio più efficace è quello di agire prima sui crediti più vecchi e ingenti, che incidono maggiormente sulla liquidità, classificandoli in tre categorie:
- Scaduti in data D+30 gg
- Scaduti in data D+60 gg
- Scaduti in data D+90 gg
Se si riscontra un volume significativo di crediti insoluti da oltre 90 giorni, bisogna predisporre un piano d'azione. Se tali debiti rappresentano più del 10% dell’aging balance, sarà necessario agire tempestivamente. E se superano il 15%, sarà urgente fare ricorso a soluzioni di recupero crediti e assicurazione dei crediti
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Sales Director di Coface per Europa e Africa occidentale.
Il monitoraggio del proprio aging balance deve essere basato su chiari segnali di alert che consentano di agire rapidamente:
- calo del tasso di riscossione,
- cambiamenti nelle persone di riferimento,
- negoziazione delle condizioni di pagamento,
- mancanza di risposta ai solleciti di pagamento
- aumento del numero dei reclami.
Questi segnali “qualitativi” devono essere integrati da segnali “quantitativi”, monitorati con dashboard e indicatori come DSO (Days Sales Outstanding) o CEI (Collection Effectiveness Index), che misurano la propria effettiva capacità di riscuotere il debito.
Se il CEI, che si attesta solitamente intorno al 90%, diminuisce durante le misurazioni settimanali o mensili, si è in presenza di un forte segnale di allarme. Se monitorati attentamente, questi indicatori consentono di anticipare le difficoltà, adattare in modo flessibile le condizioni di pagamento, organizzare le azioni di recupero crediti o considerare una soluzione di assicurazione dei crediti commerciali.
Promemoria, codificazione e impegno congiunto: soluzioni rapide da implementare
Per accelerare i flussi di cassa in entrata può risultare particolarmente efficace l’impostazione di un sistema di promemoria preventivo. Tuttavia, il ritorno sull'investimento per queste azioni di alert dipenderà dalla propria organizzazione: il sistema deve basarsi su processi chiari, condivisi (e rispettati!) da tutti in azienda.
Se inviati prima della scadenza dei termini di pagamento, i promemoria preventivi consentono di individuare tempestivamente potenziali controversie, ottimizzare il flusso di cassa in entrata ed evitare intoppi di fine anno. In generale, è meglio impostare promemoria programmati, personalizzati in base al profilo di ciascun cliente: un piccolo numero di clienti apprezza tale strumento, ma la maggior parte non lo gradisce.
Paradossalmente coloro che non gradiscono i solleciti preventivi sono solitamente quelli che pagano puntualmente. Questo approccio personalizzato consente di modulare il processo di sollecito per garantire la liquidità preservando al contempo le proprie relazioni commerciali. Ecco perché è importante indentificare le cause del mancato pagamento delle fatture (problemi di prezzo, articoli mancanti, problemi di consegna, ecc.) per poter meglio indirizzare le azioni correttive, ma anche per coinvolgere altri reparti dell’azienda nella risoluzione delle controversie commerciali.
Il successo della propria strategia di recupero dei crediti non dipende solo dal team finanziario. Il coinvolgimento dei team di vendita, assistenza clienti e persino di logistica è fondamentale: ognuno, al proprio livello di relazione con il cliente, può contribuire a correggere ciò che ostacola il pagamento.
Non si deve attendere la scadenza della fattura per inviare un promemoria e scoprire poi che esiste una contestazione. La risoluzione può richiedere mesi o anche più.
"Attraverso azioni di follow-up e a un sistema di codifica dei crediti insoluti, è possibile qualificare e ripulire meglio l’aging balance e, ad esempio, lanciare una campagna di comunicazione interna per risolvere rapidamente una controversia, con l'obiettivo di recuperare il credito il più rapidamente possibile." -
Farah Anezot, Credit Manager at JJA Group.
Recupero crediti digitale e outsourcing: leve per ottimizzare la performance
L'automazione e la digitalizzazione offerte dalle nuove tecnologie stanno trasformando la gestione dei crediti commerciali. ERP, CRM, soluzioni di scoring...
L'ecosistema del recupero crediti è in continua evoluzione e gli strumenti digitali sono ormai alleati essenziali per garantire l'affidabilità dei dati, automatizzare le attività periodiche e fornire una visione dettagliata a 360° della situazione finanziaria dell’azienda:
- Il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) consente di centralizzare la gestione dei flussi finanziari e automatizzare i promemoria, nonché di ordinare automaticamente i crediti per data!
- Il CRM (Customer Relationship Management) è essenziale per conoscere il contesto commerciale prima di contattare il cliente;
- Le soluzioni di scoring aiutano a valutare la salute finanziaria delle controparti e a indirizzare le proprie azioni verso i clienti più virtuosi per far fruttare al massimo la propria attività di recupero crediti.
- Strumenti condivisi, come le piattaforme per la gestione delle controversie, facilitano il flusso di informazioni e la rapida risoluzione dei problemi.
L'esperienza di JJA Group, che si è recentemente dotato dello strumento di riscossione digitale MyDSO, dimostra quanto si guadagni in termini di efficienza grazie alla digitalizzazione e all'automazione del processo di recupero crediti.
I risultati parlano da sé: il tasso di recupero crediti dell’azienda è cresciuto dall'80% al 90% in un (solo!) anno. Oltre ai risultati operativi, questi strumenti consentono anche di liberare tempo da destinare ad attività a maggior valore aggiunto e di migliorare la qualità delle relazioni con i clienti.
Il tempo dedicato alle attività manuali ora è dedicato alla costruzione di relazioni. Si sviluppa un rapporto molto più solido con i partner commerciali
- Farah Anezot, Credit Manager JJA Group.
Come ultima risorsa, affidare il recupero crediti a un esperto ed esternalizzarlo può rivelarsi una mossa saggia quando le proprie azioni interne non sono più sufficienti, in particolare nel caso si abbiano portafogli crediti ampi, complessi o internazionali.
Inoltre, la competenza riconosciuta di una terza parte ha un effetto psicologico immediato sui debitori.
Affidare il recupero crediti a un fornitore di servizi esperto come Coface significa tornare ad essere una priorità nelle decisioni di pagamento del debitore, continuando a concentrarsi sulla propria attività
- Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Sales Director di Coface per Europa e Africa occidentale.
Infine, una gestione proattiva dell’aging balance rafforza la credibilità dell’azienda nei rapporti con i partner finanziari, come banche o assicuratori del credito, che saranno più disposti a concedere finanziamenti o garanzie, anche in periodi critici.
Meglio agire subito
La fine dell'anno finanziario si avvicina rapidamente e ogni giorno è prezioso quando si tratta di ottimizzare la liquidità. Non lasciare che i crediti e l’aging balance rallentino la crescita della tua attività:
Contatta i nostri team per valutare le tue esigenze e scoprire le nostre soluzioni di assicurazione dei crediti commerciali e di recupero crediti, personalizzate in base a settore e area geografica.
